Ao se formar uma sociedade, qualquer que seja a sua natureza jurídica, deve-se seguir todos os trâmites regulamentados no âmbito do Direito Empresarial, devidamente instruídos no Código Civil e na Lei 6.404/76 (esta quando se tratar de sociedades anônimas), e que inicialmente procede-se o seu cadastramento/arquivamento no órgão de registro competente – Registro de Empresas na forma do Código Civil e da Lei de Registros Públicos, ou seja, no âmbito da Junta Comercial do Estado de origem quando se tratar de sociedades empresárias, ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas quando se tratar de sociedades civis, ou ainda em órgãos de classe específicos condicionados à natureza jurídica da empresa.
No decorrer da sua existência, a sociedade, seja ela empresarial, simples ou civil, todos os atos modificativos deverão ser registrados para publicidade e validade perante terceiros. As alterações mais frequentes são: mudança de endereço, objeto social, quadro societário, transformação, aumento ou redução do capital social, dentre outros aqui não mencionados, mas de igual importância para a regularidade da empresa.
Ocorre que, grande parte das empresas, ao proceder com as suas alterações contratuais, simplesmente elaboram aditivos envolvendo apenas o evento a ser modificado, sem contudo CONSOLIDAR o contrato social. Tudo bem, não há erro ou divergência quanto a esse procedimento. Porém, quando surge a necessidade ou obrigatoriedade de apresentar os atos constitutivos e alterações da sociedade, como exemplo: instituições financeiras, fornecedores, certames licitatórios, dentre outras entidades, o volume de documentos poderá ser considerável, conforme quantidade de vezes que a sociedade necessitou alterar seus dados e informações cadastrais.
A alteração contratual simples gera documentos que se tornam adendos ao contrato social, os quais deverão sempre acompanhar o documento principal original. Daí gera uma série de fatores que poderão ser evitados com a CONSOLIDAÇÃO do contrato social, dentre os quais, acúmulo de papéis, informações que poderiam ser encontradas em um único documento encontram-se divididas em vários.
Já uma alteração contratual consolidada reúne em um único documento todas as mudanças e histórico da vida societária da empresa, desde a sua criação até a data atual, tornando-se um documento único e independente de todos os outros aditivos já registrados.
A consolidação tem poder jurídico e dispõe de todas as informações atualizadas da sociedade, ratificando e validando os demais eventos constantes no contrato original e aditivos seguintes. Reduz volume e facilita a comprovação das informações e dados cadastrais da empresa.
Não menos importante é saber que as sociedades anônimas e cooperativas também deverão manter seus estatutos sociais atualizados em decorrência das assembleias gerais extraordinárias realizadas para alteração de dados e informações.
Que as empresas estejam atentas a esse procedimento: consolidar e registrar no órgão competente, mantendo alinhado e individualizado em um só documento todo o histórico societário.
Por Carmen Holanda, Coordenadora de Contratos do IGSA.
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